Eine Geburtstagsparty soll etwas besonderes sein und sowohl der Geburtstagseigner als auch die Gäste sollten diesen Tag in besonderer Erinnerung behalten. Schließlich hat man nur einmal im Jahr Geburtstag! Wenn gefeiert wird, sorgt eine gute Organisation dafür, dass alle ihren Spass haben und keine Hektik die Freude trübt. Eine gut durchdachte Vorbereitung sorgt auch beim Gastgeber dafür, dass er sein Fest voll und ganz genießen kann.
An erster Stelle steht die Gästeplanung und Terminfestlegung. Sinnvollerweise macht man sich über diesen Punkt schon einige Wochen vor dem anstehenden Geburtstag Gedanken. Man schreibt einfach die Namen der Personen, die man einladen möchte, auf eine Liste. Als nächstes erfolgen die Einladungen. Abhängig vom Anlass und der Wichtigkeit des Festes sollte mindestens zwei bis vier Wochen vorher eingeladen werden. Wichtig ist, dass Ort und Zeitpunkt der Geburtstagsparty bekannt gegeben werden. Im privaten Freundeskreis genügen häufig mündliche Einladungen, die schriftliche Form hat offizielleren Charakter. Für Gäste mit längerer Anreise ist eine Wegbeschreibung nützlich. Sinnvoll ist es auch, um eine verbindliche Rückmeldung mit Zu- oder Absage zu bitten.
Eine Woche vor der Party ist es an der Zeit, einen Speise- und Getränkeplan zu erstellen. Gleichzeitig ist zu überlegen, was jetzt schon besorgt werden kann und was erst in letzter Minute gekauft werden soll. Besondere Speisen, mit deren Zubereitung man einen Dienstleister beauftragen möchte, sind jetzt zu bestellen. Auch, wenn man Freunde darum bitten möchte, etwas vorzubereiten oder am Tag der Feier zu helfen, sollte man ihnen rechtzeitig genug Bescheid geben.
Es empfiehlt sich, fünf bis sechs Tage vor der Party den Bestand an Geschirr, Gläsern, Besteck, Servietten, Aschenbechern und Blumenvasen oder anderer Deko zu überprüfen. Eine andere Möglichkeit ist, Einweg-Partygeschirr zu kaufen. Wer Wein am Abend des Festes anbieten möchte, sollte ihn spätestens vier Tage vor dem Fest besorgen, damit er sich bis zur Party erholen kann. Bis drei Tage vor dem Festtermin sollte man die geplante Dekoration festgelegt haben, damit noch genügend Zeit bleibt, fehlende Materialien und Utensilien zu besorgen.
Getränke sind rechtzeitig zu kühlen, dies kann man schon zwei Tage vor dem Tag der Feier tun. Den Tag vor dem ersehnten Fest kann man dazu nutzen, alle Essensvorbereitungen und sonstige Maßnahmen zu erledigen, die jetzt schon bewerkstelligt werden können. Auf diese Weise kann man den Festtag selbst entspannt geniessen und sich dem Wohl der Gäste widmen.
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